Sistem Kersipan

SISTEM KEARSIPAN

       A.     PENGERTIAN

Sistem kearsipan adalah suatu rangkaian kerja teratur yang dapat dijadikan pedoman  untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat ditemukan cepat dan tepat.

Kearsipan dapat didefinisikan sebagai kegiatan yang meliputi

·         Penciptaan arsip

·         Penyimpanan arsip (filing)

·         Penemuan kembali arsip (finding) dan

·         Penyusutan arsip (pengamanan, pemeliharaan,dan pemusnahan)

       B.      TUJUAN FILING SISTEM

1.       Menghemat waktu

Maksudnya  cepat dan tepat dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip bila diperlukan

2.       Menghemat tenaga

Dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip tidak menimbulkan banyak gerakan dan tidak terlalu menguras pikiran

3.       Menghemat tempat

Penyimpanan arsip tidak membutuhkan ruangan yang luas dan peralatan yang banyak

Tujuan pemakaian filing sistem lainnya adalah :

1.       Meningkatan efisiensi dan efektifitas kerja sumber daya manusia

2.       Mendukung tercapainya tujuan kearsipan

3.       Mendorong semua pihak untuk berperan aktif dalam tugas kearsipan

4.       Menciptakan suatu podaman yang dapat dipakai sebagai acuan bagi pihak-pihak yang berhubungan deenga kearsipan

            C.      KEUNTUNGAN FILING SUSTEM  YANG BAIK

1.       Surat menyurat dapat diselenggarakan dengan sistematis kerah penciptaan efisiensi kerja

2.        Memberi keterangan yang diperlukan

3.       Bahan-bahan yang berhubungan dengan keputusan yang lalu dapat membantu perumusan kebijakan dimasa yang akan datang

4.       Pengambilan keputusan yang tepat didasarkan atas sistem kearsipan yang baik.

D.      CIRI CIRI POKOK FILING SISITEM YANG BAIK

1.       Tidak memakan tempat

2.       Mudah dicapai

3.       Sederhana

4.       Ekonomis

5.       Sesuai dengan jenis kegiatan dan besar kecilnya organisasi

6.       Fleksibel

7.       Mudah diterapkan

         E.      ISTILAH ISTILAH YANG BERKIATAN DENGAN FILING SISTEM

1.       Klasifikasi arsip

Pengelompokan arsip menurut urutan/masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi yang menciptakan atau menghimpun

2.       Indeks

Tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan kembali

3.       Kode arsip

Tanda pengenal masalah drai klasifikasi arsip.

          F.       MACAM MACAM FILING SISTEM

1.       Sistem abjad (Alphabetic filing sistem)

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali warkat berdasarkan urutan abjad. Sistem yang paling umum digunakan di kantor-kantor/perusahaan, digunakan untuk menyimpan warkat atau surat surat berdasarkan nama-nama.

Sistem abjad adalah sistem yang tertua dan sering disebut sistem langsung (direct filing sistem) karena dapat langsung mencari arsip tanpa menggunakan kartu indeks.

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena :

a.       Nama lebih mudah diingat oleh siapa pun

b.       Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama

c.       Jumlah koresponden yang berkomunikasi banyak

Keuntungan dari sistem abjad :

a.       Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menajdi satu

b.       Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map

c.       Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan

d.       Mudah diterapkan

Kelemahan dari sistem abjad :

a.       Pencarian dokumen untuk nama orang harus diketahui nama belakangnya

b.       Surat surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya akan terletak terpisah dalam penyimpanan

c.       Petugas harus pandai mengindeks

d.       Harus teliti karena banyak orang yang memiliki nama yang sama, kalau tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan

2.       Sistem arsip (Chronological filing sistem)

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun erdasarkan tahun,bulan dan tanggal. Sistem ini sangat cocok digunakan untuk organisasi yang masih sangat sederhana yang permasalahanya belum begitu rumit.

3.       Sisitem subjek (subjetic)

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsio berdasarkan masalah/perihal/pokok surat.

Keuntungan dari sistem subjek ialah :

a.       Mudah mencari topic yang diinginkan

b.       Dapat dikembangkan dengan tidak terbatas untuk judul dan susunannya

Kelemahan dari sistem subjek ialah :

a.       Sulit mengklasifikasikan untuk hal hal yang hampir sama masalahnnya, padahal isi berbeda.

b.       Kurang cocok untuk jenis surat yang banyak.

4.       Sistem Nomor (Numeric filing sistem)

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun denga menggunakan angka/nomor.

        Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terdiri dari :

a.       Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)

b.       Sisitem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey (DDC)

c.       Sisitem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terminal digit

Kelebihan sistem nomor :

a.       Nomor dokumen dapat dipaki sebagai referensi dalam korespodensi

b.       Nomor dapat diperluas dengan kebutuhan

Kelemahan sistem nomor :

a.       Memerlukan banyak map untuk penyimpanan berbagai macam dokumen

b.       Membutuhksn banyak waktu untuk mengindeks

c.       Memerlukan peralatan yang banyak dan ruangan yang luas

5.       Sistem wilayah (Geographic filing sistem)

Adalahsistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan wilayah dimana arsip itu berasal atau dibuat.

Keuntungan dari sistem wilayah ialah :

a.       Mudah dicari bila wilayahnya sudah diketahui

b.       Aoabila terjadi penyimpanan arsip, mudah diketahui

Kelemahan dari sistem wilayah ialah

a.       Bila petugas tidak memiliki wawasan geografi sangat besar kemungkingan terjadi kesalahan

b.       Perlu adanya buku petunjuk yang memeberi gambaran batas-atas wilayah yang menjadi tanggung jawab dan wewenang masing-masing cabang.