Pengertian Surat , Jenis jenis dan Fungsi surat

    A. Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada    pihak lain.

Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.

B.      FUNGSI SURAT

1.       Sebagai sarana komunikasi.

2.       Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan / permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan.

3.       Sebagai alat bukti tertulis.

4.       Sebagai alat untuk mengingat.

5.       Sebagai bukti historis.

6.       Sebagai pedoman kerja.

C.      JENIS SURAT

Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat digolongkan atas 3 jenis, yaitu :

          1. Surat pribadi

          2. Surat dinas

          3. Surat niaga

1.         Surat Pribadi

          Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.

          Komunikasi antara anak dan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman.

          Digunakan kartu pos, warkat pos, atau surat bersampul.

 

 

Ciri-ciri surat pribadi yaitu:

1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas

2. Surat Dinas

          Segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.

          Salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya.

3. Surat Niaga

          Surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.

          Macam-macam surat niaga :

a)      surat penawaran                      

b)      surat pengaduan

c)       surat pesanan

d)      surat pengiriman

e)      surat pembayaran barang

f)       surat penagihan, dan sebagainya.

 

 

 

Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. 

Ciri-ciri surat resmi:

1.Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2.Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3.Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4.Penggunaan ragam bahasa resmi
5.Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6.Ada aturan format bakuBagian-bagian surat resmi:
· Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga
· Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
· Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
· Hal, berupa garis besar isi surat
· Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)

 

D.      BAGIAN-BAGIAN SURAT

1. Tempat, tanggal,bulan,tahun penulisan surat

2. Alamat surat                          

3. Salam pembuka

4. Kalimat pembuka

5. Isi surat                    

6. Kalimat penutup

7. Salam Penutup

8. Tanda tangan

9. Nama pengirim