A.Pengertian
Administrasi Perkantoran
Menurut para ahli :
1. William Spriegel dan Ernest Davies
Dalam buku “Principles
of Business Organization
and Operation”,
manajemen kantor adalah
pengarahan menyeluruh terhadap
kegiatan-kegiatan seperti transportasi,
manufakturing, pergudangan, dan
penjualan
2. George R. Terry
Dalam buku”Office Management and Control”, manajemen kantor
adalah
perencanaan,
pengorganisasian,
pengkoordinasian dan pengawasan
pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan
3. Arthur Granger
Dalam buku “National
Office Management Association
Report”,
manajemen kantor adalah
fungsi dari tata
penyelenggaraan pelayanan
komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.
4. William Leffingwell dan Edwin Robinson
Dalam buku”Textbook of Office Management, manajemen kantor
sebagai
suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu
manajemen yang
berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien,
kapan pun
dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan.
Dalam arti
sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis
ketatausahaan dari suatu
perkantoran yang mempunyai peranan penting
dalam pelayanan terhadap
pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan
keterangan bagi pimpinan
dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan
organisasi.
Kesimpulan bahwa
administrasi perkantoran atau manajemen perkantoran adalah rangkaian kegiatan
merencanakan,mengorganisasi ,mengarahkan,mengawasi,serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran
atau pekerjaan ketatausahaan.
B.Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
1. Kegiatan Kantor
a.
Perencanaan perkantoran (office planning)
1) Perencanaan gedung
2) Tata ruang kantor
3) Penerangan/cahaya
4) Ventilasi
5) Perlengkapan
peralatan dan perabotan kantor
6) Metode-metode dan
standarisasi pekerjaan kantor
7) Anggaran (budgeting) perkantoran
8) Standar kualitas
kerja
9) Sistem informasi
dan telekomunikasi
b.
Pengorganisasian perkantoran (office organizing)
1) Pembagian tugas
dan pekerjaan agar
lebih efisien dalam
organisasi/perusahaan
2) Pemeliharaan hubungan
kerja yang baik
dengan atasan ataupun
bawahan
3) Penyediaan
peralatan/perlengkapan yang tepat,
sesuai dengan
jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan
pekerjaan
c. Pengarahan perkantoran (office actuating)
1) Penggunaan teknik
yang efektif dalam
melakukan pengawasan
terhadap bawahan
2) Penggunaan teknik
yang efektif dalam
memberikan motivasi
terhadap bawahan
3) Pemberian bantuan
kepada karyawan dalam
memecahkan
masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
4) Penyatuan visi,
misi karyawan dan organisasi
5) Perancangan cara
komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar
komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar
6) Penggunaan tolak
ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada
karyawan
d. Pengawasan perkantoran (office controlling)
1) Penggunaan
peralatan dan perabot kantor
2) Metode-metode dan
standarisasi pekerjaan kantor
3) Kualitas pekerjaan
kantor
4) Pelayanan kantor
5) Waktu
6) Biaya perkantoran
2. Sarana dan
Fasilitas Kerja Perkantoran
a.
Lokasi kantor
Faktor yang
perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:
1) Faktor keamanan
2) Faktor lingkungan
3) Faktor harga
b.
Gedung
Faktor yang
perlu diperhatikan:
1) Menjamin keamanan
dan kesehatan karyawan
2) Memiliki fasilitas
yang memadai
3) Harga gedung
yang kompetitif (seimbang
dengan biaya dan
keuntungan)
c. Peralatan
1) Perabotan kantor: meja, kursi, rak, laci-laci, dll
2) Perbekalan kantor : kertas,
pena, tinta printer,
penghapus dan peralatan habis pakai lainnya
d. Interior
Adalah tatanan
perabot/perangkat kantor yang
menunjang
pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan,
ventilasi,
plafon, jendela, dan hiasan kantor
e. Mesin-mesin kantor
Mesin meliputi Mesin tik; Mesin hitung;
-Disesuaikan
dengan prosedur kerja,
metode kerja dan
kebutuhan
Comments
Post a Comment