Dokumen dan Dokumentasi

DOKUMEN DAN DOKUMENTASI

PENGERTIAN DOKUMEN

            Kata dokumen menurut bahasa Inggris dan bahasa Belanda adalah document. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.

            Dokumen mencakup segala benda yang dapat memberikan keterangan, tidak terbatas pada yang tertulis dan tercetak saja, termasuk benda-benda yang mempunyai nilai sejarah, seperti patung, keris, mata uang kuno,dsb.

           

PENGERTIAN DOKUMENTASI

            Kata dokumentasi berasal dari bahasa inggris yaitu documentation, sedangkan dalam bahasa latin adalah documentum yang berarti pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusuna, pemakaian, dan penyediaan dokumen untuk mendapat keterangan-keterangan dan penerangan-penerangan dan bukti. Begitu pula menurut Ensiklopedia Indonesia, dokumen adalah pencarian, pengumpulan, serta peraturannya.

            Dari pengertian dokumentasi tersebut diatas terdapat dua unsure yaitu kumpulan dokumen-dokumen yang dapat memberikan keterangan atau bukti dan aktivitas yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta penyebarluasan kepada pemakai informasi.

 JENIS-JENIS DOKUMEN 

Dokumen berdasarkan kepentingannya
a. Dokumen pribadi
      Dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contoh : Akta Kelahiran, KTP,    SIM, Ijazah.
b. Dokumen niaga
      Dokumen yang berkaitan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Contoh : cek, nota, kwitansi.
c. Dokumen pemerintah
     Dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contoh : UU, Keppres, Peraturan pemerintah.
 

Dokumen  berdasarkan bentuk fisiknya
 

a. Dokumen literer (di bidang perpustakaan)
   Dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar atau direkam. Contoh : buku, majalah, film.
b. Dokumen korporil (di bidang permuseuman)
     Dokumen yang berupa benda bersejarah. Contoh : patung, fosil, uang kuno, arca.
c. Dokumen privat (di bidang kearsipan)
     Dokumen yang berupa surat/arsip Contoh : surat niaga, surat dinas, laporan
 

Dokumen berdasarkan fungsinya
a. Dokumen dinamis
    Dokumen yang dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada tiga maacam dokumen dinamis :
• Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara terus menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor
• Dokumen semiaktif adalah dokumen yang penggunaannya sudah menurun
• Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan
b. statis
    Dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor.
  Dokumen Menurut Sifatnya
a. Dokumen Tekstual
Dokumen tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis.
Misalnya : majalah, buku, catalog, surat kabar dll.
b. Dokumen Nontekstual
Dokumen nontekstual adalah dokumen yang berisi beberapa teks misal: peta, grafik, gambar, rekaman dan sejenisnya.
  Dokumen Menurut Jenisnya
a. Dokumen Fisik
    Dokumen fisik adalah dokumen yang menyangkut materi ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan sebagainya. Dengan kata lain dokumen jenis ini berupa berkas surat-surat.
b. Dokumen Intelektual
    Dokumen intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan sebagainya.
Dokumen Menurut Dokumentasi
a. Dokumen Primer
   Adalah dokumen yang berisi informasi tentang hasil-hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contohnya: paten penelitian, laporan, disertasi.
b. Dokumen Sekunder
   Adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur primer. Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.
c. Dokumen Tersier
    Adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur sekunder, misalnya: buku, teks panduan literature.
Ruang Lingkup Dokumen meliputi :
1) Dokumen literal
Yang ruang lingkupnya meliputi bidang perpustakaan atau publik. Termasuk didalamnya antara lain
a. Buku-buku e. majalah
b. Laporan f. koran
c. Disertasi g. brosur
d. Tesis h. leaflet
2) Dokumen kolporal
Yang ruang lingkupnya meliputi bidang permuseuman, contohnya seperti : fosil-fosil, arca, candi, mata uang kuno, pakaian adat
3) Dokumen privat
Yang ruang lingkupnya meliputi bidang kearsipan.
Kegunaan dokumentasi adalah sebagai berikut :
a. Dokumentasi memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan
b. Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen.
c. Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen.
d. Dokumentasi melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.
e. Dokumentasi menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan.
f. Dokumentasi mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan Negara
g. Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang termuat dalam dokumen.
Adapun peranan dokumentasi bagi suatu organisasi adalah sebagai berikut :
a. Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi
b. Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi
c. Dokumentasi berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau seminar ilmiah
d. Dokumentasi mengembangkan sistem pengolahan dokumen
e. Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog perkembangan ilmu pengetahuan
Kegiatan Dokumentasi
1) Mencari dan mengumpulkan dokumen
2) Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen
3) Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi
4) Memproduksi dokumen
5) Menyortir
6) Menyampaikan dan menyebarluaskan dokumen
7) Menyimpan dan memelihara dokumen