Arsip dan Kearsipan

 Pengertian Arsip dan Kearsipan

A.     Pengertian Arsip

Secara etimologi (asal usul kata) kata arsip berasal dari :

1.      Bahasa Yunani, yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu

2.      Bahasa Latin, yaitu felum (bundel) yang artinya tali atau benang

3.      Bahasa inggris, yaitu archieve, artinya kumpulan warkat; “record” artinya catatan; dan “file” artinya sekumpulan informasi atau warkat

4.      Bahasa Belanda,yaitu archief artinya warkat

5.      Bahasa Jerman,yaitu archivalen artinya warkat

Pengertian arsip dari berbagai sumber :
1.  Menurut Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah:
a) Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan       yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.
b) Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip).
2. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah:
a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
3. Menurut Lembaga Administrasi Negara menyatakan bahwa:
Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atu kegiatan-kegiatan lain pemerintah atu karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
4. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.
Setelah mempelajari arsip menurut kata, asal usul dari beberapa sumber diatas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta,bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.\

B.                 Syarat syarat arsip

1.      Merupakan kumpulan warkat

2.      Disimpan menurut sistem tertentu

3.      Mempunyai nilai kegunaan

4.      Mudah ditemukan bila diperlukan

C. Jenis-Jenis Arsip
Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut:
1. Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:
a. Arsip kepegawaian contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.
b. Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar
c. Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
d. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.
2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya. Penggolongan arsip menurut bentuk dan wujudnya, khususnya lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat dibedakan menjadi:
a. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.
b. Pita rekaman
c. Mikrofilm
d. Disket
e. Compact disk
f. Flast disk
3. Arsip menurut nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7 macam, yaitu:
a. Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan
b. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.
c. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
d. Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa
e. Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian
f. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
g. Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran
4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya. Penggolongan arsip menurut kepentingannya atau urgensinya ada beberapa macam, yaitu:
a. Arsip tak berguna, contohnya surat undangan dan memo
b. Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang
c. Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji
d. Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan dan ijazah
5. Arsip Menurut Fungsinya. Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu:
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari
b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
6. Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya. Penggolongan arsip berdasarkan
tempat atau tingkat pengolahannya dan sekaligus siapa bertanggung jawab, dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di Jakarta.
b. Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota propinsi.
D. Fungsi arsip
1. Sebagai alat untuk membantu ingatan bagi seseorang/organisasi
2. Sebagai sumber informasi
3. Sebagai alat bukti untuk masa sekarang dan yang akan datang
4. Sebagai alat untuk menggambarkan kejadian kejadian masa lalu
5. Sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan
E. Nilai Guna Arsip
a. Nilai Kegunaan Administrasi (administrasi value )
Seorang pimpinan hendaknya dapat mengurus atau menyelesaikan setiap persoalan yang dihadapi dengan sebaik-baiknya serta membuat keputusan dengan tepat. Untuk dapat membuat keputusan dengan tepat perlu adanya catatan-catatan atas peristiwa yang telah terjadi. Dengan tersedianya warkat yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu persoalan, berarti warkat tersebut dapat mempunyai nilai kegunaan administrasi.
b. Nilai Kegunaan Hukum (Legal value)
Apabila timbul persoalan dan perlu diselesaikan menurut hukum maka sesuatu warkat dapat pula digunakan sebagai bahan pembuktian hukum.
c. Nilai Kegunaan Keuangan(Fiscal value)
Warkat mempunyai nilai kegunaan keuangan apabila sesuatu warkat itu dapat menimbulkan akibat atau menyangkut keuangan.
d. Nilai Kegunaan Penelitian(Research value)
Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk pengembangan ilmu pengetahuan lebih lanjut atau bahan penelitian.
e. Nilai Pendidikan (Educational value)
Warkat atau arsip yang ebrhubungan dengan pendidikan seperti buku, modul, dan jurnal


f. Nilai dokumentasi (Documentary value)
Warkat yang berhubungan dengan dokumentasi

Contoh : foto dijadikan sebagai video

2. Pengertian Kearsipan
Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.
1. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie
a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).
b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
Jadi dapat disimpulkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.
F. Ruang Lingkup Kearsipan
Ruang lingkup kegiatan kegiatan kearsipan adalah:
1. penciptaan dan penerimaan warkat
2.  Penyimpanan(Filing)
3. Penemuan kembali(finding)
4. Penyelamatan (pemeliharaan dan perawatan warkat/arsip)
5. Penyusutan (Pemindahan,pemusnahan , penyerahan)



G. Tujuan pengelolaan Kearsipan

a.  arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.

b.    Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan.

c.          Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan.

d.         Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip.

e.         Untuk menjaga kerahasiaan arsip.

f.          Untuk menjaga kelestarian arsip.

g.     untuk menyelamatkan arsip yang berisi informasi tentang pertanggung jawaban, perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan kegiatan kemasyarakatan.